在現代企業辦公中，數據和文件均被電子化，方便了企業資料的管理和歸檔，又保證了整潔的辦公室環境。大部分企業把最重要的數據，包括客戶信息、財務信息等，以數字信息的形式保存在數據庫系統中。這些都是公司的機密文件，安全問題便成采購辦公設備的核心要素之一。

然而，采購多功能數碼復合機，不僅對產品的功能、質量有嚴格的要求，保障企業數據不外泄，也是采購需要考慮的重中之重。

三大風險

以往，許多企業都會購買打印機、一體機及復印機等作為數據資料輸出設備，部分設備不具有全面細分的管理措施。此類設備的使用者在接觸到數據資料時，都有機會通過這些設備，以打印、復印、掃描或傳真等形式獲取企業重要數據資料，形成各種風險隱患。

其次，企業內部重要的紙質和電子形式資料一般都有嚴格的管理和使用流程，大體能夠保證安全。但是部分設備在電子數據輸入和輸出過程中存儲在硬盤中的數據或備份數據是否能夠徹底的清除，也是形成信息安全泄露的導火索。

再者，輸出過程中，重要資料有可能被他人取走或復印，而直接導致信息外泄。

化險為夷

為了應對這些棘手的數據安全問題，柯尼卡美能達數碼復合機，憑借強大的安全解決方案，有效地保障了信息的安全。通過進行授權訪問，安全打印、復印保護、防止收到的傳真文件丟失、保護主機硬盤數據等構建360度的數據安全防護體系。

首先是保證數據在復合機中的安全，防止情報的泄漏。授權訪問是其途徑之一，是指只有持有登錄ID、密碼的使用者才可使用復合機。此外，采用復合機具有禁止事先指定的IP地址范圍之外的終端訪問功能，這項功能就可以實現限制限定場所之外的使用，為防止非法訪問提供了有力的保障。

安全打印和文件保護方面，比如用戶的打印文件是屬于機密性的文件，此時用戶能夠設定復合機登記用戶的專用區域，事先保存要打印的數據，以便用戶在復合機旁邊時，可以隨時打印。并且，通過復合機為轉換后的PDF文件設定密碼，這樣就可以防止信息泄露，使不相關的人無法閱讀到重要文件。

復印保護是柯尼卡美能達復合機的一大亮點，也就是用戶可以在打印文件時使用“底紋打印功能”，對打印出來的原件進行復印時會顯現出文字，不僅可以區分原件和復印件，還在重要文件的使用方面提高了公司內部的意識。

保證傳真信息不被泄露，保護部門信息安全，也是企業購買復合機考慮的安全因素。柯尼卡美能達復合機能夠自動將收到的傳真準確地將轉發到事先已登記人員的電腦上，無需特意跑到復合機前，就可確認是否有自己的傳真，既節省了時間，也能保證文件不被丟失，而且還可以在計算機上對收到的傳真進行管理，非常方便。

另外，業內領先的防止資料外泄功能，也是柯尼卡美能達數碼復合機安全解決方案的一大亮點。在硬盤上應用密碼鎖功能后，即使將硬盤從設備上被拆離，也能確保數據安全。硬盤數據清除是指在復印、打印、掃描、傳真后，通過特定格式化，徹底刪除保存在硬盤中的數據。這項指令執行后，極大地提升數據安全性。

在現代信息化辦公中，柯尼卡美能達以先進的辦公設備加載完美的安全解決方案，還有文檔管理，成本管理及解決方案等，使信息化辦公變的安全可靠，輕松便捷。同時能夠針對不同的客戶需求，制定適合不同企業的辦公方案，最大化的幫助企業提高辦公效率，減少辦公成本，以保障用戶機密為宗旨。