不容忽視的辦公成本

研究機構在對美國500家大型企業調研后發現，文件在企業核心業務中的重要性不言而喻。83%的公司認為，文件對核心業務非常重要。從市場部的產品目錄、直郵資料，到財務部的付款通知以及設計生產部門的用戶手冊、技術資料……，公司員工近37%的工作時間都花費在處理文件上。

調查顯示，企業在文件方面的花費占據了公司整體營業額的1%-3%。然而，90%的CIO或CFO并不清楚公司在文件方面的具體花費，打印、復印等文件處理的消耗成為企業成本中尚未挖掘的最后“堡壘”。

富士施樂株式會社日本和亞太區全球服務業務總裁岡野正樹表示，將文件業務外包，可以幫助公司從繁雜的文件處理及相關硬件設備的管理和維護中擺脫出來，將節省的人力、精力和成本投入到自身的核心業務中。據統計，采用富士施樂的文件外包服務后，客戶的文件支出成本將減少10%-30%。前不久，寶潔公司與富士施樂/施樂簽署了為期5年的文印外包服務，預計能將辦公成本降低20%～25%，年耗電量將節省30%，年用紙量將節省約20%～30%。

從“擁有者”到“使用者”的角色互換

通常，一個企業的各個部門，都各自擁有并管理著很多設備，負責這些設備的采購、維修、耗材，甚至要考慮每臺機器應該放在哪里等，這必然會造成不同程度上的資源浪費，又給各部門增加設備管理的負擔。

但是，如何才能確保客戶從“擁有者”到“使用者”角色的順利互換？據岡野正樹介紹，根據富士施樂的實踐和服務經驗，在為客戶實施全球服務（文件外包服務相關業務）之前，富士施樂的專業人員會先了解客戶的需求，再通過精益六西格瑪理論對客戶的辦公環境、文件管理流程進行評估，同時傾聽客戶的意見，全面細致地了解客戶運營的實際情況。通過調查評估，富士施樂將根據不同的客戶需求量身定制適合的文件管理服務，配置最優化的設備組合并改善文件管理流程。

事實上，在企業管理日益精細化的今天，除了文件管理服務之外，富士施樂所提供的文件外包溝通服務以及業務流程服務，也受到越來越多客戶的青睞。文件溝通服務可以為客戶提供從文件設計、創造、打印或印刷、庫存到分發、遞送乃至與其客戶進一步溝通的增值服務；而通過業務流程服務，富士施樂則可以幫助客戶進一步改善財務等內部業務管理流程，提升工作效率。

如今，文件外包已經逐漸成為企業辦公的一種新趨勢。相信隨著企業文件管理服務需求的日益增多，以及富士施樂等行業領導廠商的大力推動，中國的文件外包市場將會快速發展，日漸繁榮。