【CPP114】訊：企業(yè)用戶節(jié)約打印成本的方法，除了選擇正確的打印機類型降低折舊成本，采用分級打印的方式，從耗材方面盡量節(jié)約企業(yè)的打印輸出費用，采用恰當(dāng)?shù)拇蛴�機設(shè)置以降低打印輸出成本。其實我們還可以采用一些打印軟件或使用一些打印技巧來降低企業(yè)的打印成本。

　　軟件助力降低打印成本

　　為降低打印成本，市面上出現(xiàn)了一些打印軟件，這些第三方軟件通過各種方式挖掘耗材的使用潛力，達到了較好的節(jié)省效果。只要善用這些軟件，對于降低企業(yè)打印成本是非常有好處的。

　　1.Inksaver: 至少節(jié)約15%的墨水

　　Inksaver是一款噴墨打印機專用省墨軟件。它依靠打印時截取送往打印噴頭的信號，并對信號進行優(yōu)化，以減少噴頭噴射的墨滴數(shù)量來達到省墨的目的。同時Inksaver軟件的使用也非常簡單，只要調(diào)節(jié)軟件左邊的滑桿，即可輕松達到1%～75%的省墨目的。

　　當(dāng)然，由于噴射墨滴的減少，打印質(zhì)量也可能相應(yīng)地降低。不過在15%以下的省墨條件下打印，文稿的輸出效果幾乎不會受影響，這也就意味著使用這款軟件至少能夠節(jié)約15%的打印耗材成本。同時，Inksaver的獨特工作方式對于某些特殊介質(zhì)的打印效果還有較好的提升作用，如用洇墨情況嚴(yán)重的宣紙、吸墨性能差的銅版紙打印時，由于噴射墨滴減少，將大大降低墨滴擴散和堆墨對打印效果的損害。

　　2.SSC Service Utility：墨盒清零工具

　　提起SSC Service Utility，熟悉打印機的朋友和企業(yè)用戶都很熟悉，這款軟件適用于絕大多數(shù)Epson噴墨打印機，可以通過墨水凍結(jié)和智能芯片清零等方式，使墨盒繞過智能芯片的限制。這樣既可充分利用墨盒里的殘余墨水（當(dāng)墨盒上的智能芯片計數(shù)到位時，會強制停止打印，其實此時墨盒里還有不少墨水），同時還為用戶自行注墨創(chuàng)造了條件。

　　當(dāng)然，使用這款軟件還是有一定危險性的，如在使用軟件對墨盒清零后，當(dāng)墨水耗盡時，打印機仍然會繼續(xù)工作，這樣噴頭空打時，空氣和雜質(zhì)會進入噴頭，可能造成噴頭損壞或重新安裝墨盒時有一些麻煩，而這一弊病對于企業(yè)用戶的影響更加明顯。因此企業(yè)用戶在使用這款軟件時要多加注意，要避免因節(jié)省耗材成本而帶來的打印機損壞等問題。當(dāng)然，這款軟件附帶的廢墨清零功能對于企業(yè)用戶來說還是頗為實用的，能有效降低打印機的維護成本。

　　3.Uniprint：打印管理工具

　　疏于管理也是企業(yè)用戶打印成本大大增加的一個原因，不少企業(yè)的打印任務(wù)并不多，但打印成本卻不低，究其原因，就在于打印了大量無用資料或員工私用打印機打印個人資料，而這些費用最后都要企業(yè)買單。在這種情況下，使用打印管理軟件，提高有效打印頁比率就成了解決這個問題的關(guān)鍵。而Uniprint就是其中功能較為出色的一款軟件，這款軟件能夠?qū)崿F(xiàn)監(jiān)控并記錄打印事件，查看打印內(nèi)容與打印用戶，為客戶端設(shè)置打印密碼等，讓企業(yè)內(nèi)部的打印事件盡收眼底。這樣就能夠有效避免員工及外來客戶無限制使用打印機，對于打印內(nèi)容的有效審定與無效打印頁的剔除，也有直接的效果，能夠大大提高企業(yè)內(nèi)有效打印頁比率，極大地降低打印成本。

　　當(dāng)然，能夠降低企業(yè)打印成本的軟件還有很多，限于篇幅，我們在此只介紹這三款相關(guān)的軟件，相信只要企業(yè)用戶善于挖掘，使用這些軟件，對于降低打印成本，還是有相當(dāng)大的作用的。

　　節(jié)省成本技巧來幫忙

　　在節(jié)約打印成本時，一些技巧的應(yīng)用也很關(guān)鍵。一些打印技巧雖然很小，甚至看起來有些不起眼，但只要應(yīng)用得當(dāng)，對于降低打印成本還是相當(dāng)有效的。

　　1.集中打印

　　對于不少企業(yè)來說，零散打印已經(jīng)成為打印習(xí)慣，大家都習(xí)慣于遇到打印任務(wù)時，隨時進行輸出，這種打印方式對于打印緊急文件自然無可非議。但在日常使用中，采取這種方式卻可能大大增加打印成本。首先大多數(shù)噴墨打印機在開機自檢和關(guān)機噴頭鎖定的過程中，需要消耗部分墨水，這樣頻繁開關(guān)打印機，將造成墨水的極大浪費。同時部分打印機，尤其是老款激光打印機，在打印前幾頁時，容易因定影不良造成打印件報廢，這樣頻繁開關(guān)機將造成大量打印紙和耗材的浪費。而頻繁開關(guān)機時的沖擊電流，對于打印機壽命的影響是比較大的，會降低打印機壽命，提高故障率，造成打印機折舊成本增加。

　　另外大多數(shù)打印任務(wù)，需要有人看守才能避免卡紙、打印報錯等情況，這樣分散打印將浪費不少人力資源成本。而集中打印在這方面的優(yōu)勢明顯，將數(shù)個不緊急的任務(wù)放在一起打印，可減少開關(guān)機過程中的浪費，降低人力資源的消耗，降低打印機折舊成本和報廢的紙張數(shù)量。因此，除了一些緊急打印任務(wù)外，在企業(yè)用戶打印時，盡可能集中打印，以降低打印成本。

　　2.簡化打印任務(wù)

　　另外，在企業(yè)用戶打印時，一些員工喜歡在打印時加上水印，在編輯文件時采用底紋等等，或使用彩色進行文字輸出。這樣操作雖然打印頁顯得比較美觀，但這種美觀卻是依靠很高的打印成本來實現(xiàn)的，因為無論是水印還是底紋的打印，都是要消耗打印耗材的，而彩色文本的輸出，需要更大的耗材成本。因此，如非必要，不要采用這些方式進行打印。同時，編輯文件時所選擇的字體，對于打印成本也有較大的影響，如黑體和一些美術(shù)體文字的字體筆畫要比我們常用的宋體或楷體粗一些，這樣整篇文檔的打印覆蓋率也會相應(yīng)地增加，這就需要使用更多的耗材進行打印，而加粗文字也會有類似的結(jié)果，因此盡可能用筆畫較細(xì)的字體，避免加粗文字打印，也能取得一定的節(jié)省效果。

　　另外，在打印大字體時，使用一些空心字體，不僅看上去美觀，節(jié)省效果也相當(dāng)明顯。在word文檔中，我們還可將文字設(shè)定為灰色，通過降低墨色的方式控制噴墨量，也能節(jié)省打印耗材，需要注意的是，將文字設(shè)定為灰色時，如使用噴打或彩色激打輸出，最好將打印設(shè)置中的“僅使用黑色墨盒（硒鼓）”選項打開，否則，某些打印機可能會用彩色墨水/碳粉合成黑色耗材的方式來打印灰色文檔，這樣打印成本反而會提高。

　　3.加強文件共享，減少打印任務(wù)

　　節(jié)省的極致是什么，就是盡可能減少打印量。其實我們發(fā)現(xiàn)，企業(yè)打印的很多材料都不是必需的，如一些不需要存檔的報表和資料，原本只需要通過網(wǎng)絡(luò)共享等方式讓相關(guān)的部門或人員得到這些資料就可以了。但由于企業(yè)受傳統(tǒng)管理方式的影響以及某些企業(yè)內(nèi)部IT建設(shè)滯后，導(dǎo)致這些非必要數(shù)據(jù)仍在大規(guī)模打印，甚至成為一些企業(yè)打印的主要內(nèi)容。如何壓縮這部分打印內(nèi)容，就要考驗企業(yè)管理人員了。如何在投入與享受IT成果間形成平衡，如何管理和共享數(shù)據(jù)與文件，如何在提高辦公效率的基礎(chǔ)上降低打印成本，是企業(yè)管理者需要考慮的。

　　總結(jié)：打印成本減半不是夢

　　當(dāng)然，各種節(jié)省方式之間有可能相互影響，如選擇了自行填充耗材或連供系統(tǒng)時，雖然會大幅度降低耗材打印成本，卻會提高打印機的折舊成本和人力消耗成本。而選擇高性能、自動化程度較高的打印機，雖然能降低人力消耗成本，并在一定程度上降低耗材成本，卻會大大增加打印機的折舊成本。因此，企業(yè)用戶在節(jié)省打印成本時，決不能著眼于單項打印成本的降低，而要根據(jù)自身的情況，綜合分析，以求得各項打印成本的平衡，這樣才能獲得最低的綜合打印成本。

　　只要方法應(yīng)用得當(dāng)，企業(yè)打印成本減半并不是夢想，從附表中可以看出，數(shù)種方式的綜合應(yīng)用，在不影響打印質(zhì)量及增加其他部分成本的基礎(chǔ)上，能夠?qū)⒑牟拇蛴〕杀尽⒋蛴〖埑杀窘档?0%左右，而有效打印頁比率也能提高30%以上。至于打印機折舊和維護及人力資源成本，雖然很難有明確的數(shù)字表示，但打印機選購和使用得當(dāng)?shù)脑挘�相信能夠降�?0%左右的成本。這些措施的綜合使用，就能夠輕松地使企業(yè)的總體打印成本降低一半甚至更多。

　　編后：綜合來看，企業(yè)用戶要節(jié)省打印成本，除了在選擇打印機和耗材時要注意之外，對打印機的管理也是很有必要的。更重要的是，管理者要在員工中提倡節(jié)約的理念，讓大家在打印時注意一定的操作技巧，這樣為企業(yè)節(jié)約打印成本也能起到事半功倍的效果。

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