【CPP114】訊：ERP與采購管理
 

　　ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段，它是由美國Gartner Group公司提出的一套管理思想，以企業(yè)供應(yīng)鏈管理為核心，從企業(yè)全局角度進(jìn)行經(jīng)營和規(guī)劃，是企業(yè)的綜合集成管理系統(tǒng)。ERP綜合考慮了制造商、供應(yīng)商、分銷商及客戶等各方面的影響。它有三條主線：以生產(chǎn)管理為核心的“生產(chǎn)流”，以庫存管理為核心的“物流”，以成本控制為核心的“資金流”。它的應(yīng)用使得企業(yè)生產(chǎn)流、物流、資金流協(xié)調(diào)一致，企業(yè)資源得到優(yōu)化配置，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。可見，ERP是企業(yè)在市場化過程中的必然需要，對企業(yè)發(fā)展有十分重要的意義。
 

　　采購管理是企業(yè)為達(dá)到日常運(yùn)作與戰(zhàn)略目標(biāo)，對企業(yè)采購活動進(jìn)行的管理。它是一個企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈的開始，同時又是企業(yè)與企業(yè)之間供應(yīng)鏈的橋梁。它是物流和資金流的重要組成部分，對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。因而采購管理信息系統(tǒng)一直是各行業(yè)實施ERP時關(guān)注的重點，ERP管理模式下的采購管理信息系統(tǒng)為改善流程、提高生產(chǎn)率、降低成本提供了極大的機(jī)會。
 

　　印刷行業(yè)的特點及存在問題

　　印刷行業(yè)與其他行業(yè)相比有其自身特點。如：生產(chǎn)方式特殊，必需按施工單組織生產(chǎn)，印刷出的成品只能專屬于某客戶，不能更換和處理;產(chǎn)品種類繁多，定貨量無論大小，都要分別對待，排產(chǎn)、核算工作量大;客戶個性化要求高，產(chǎn)品要求時效性高，若不能按期交貨可能使產(chǎn)品報廢，給企業(yè)帶來巨大損失;原材料成本比重高，這就要求加強(qiáng)對原材料的采購管理，對供應(yīng)商進(jìn)行價格和質(zhì)量認(rèn)證;各環(huán)節(jié)相互制約性強(qiáng)等。
 

　　面對越來越激烈的市場競爭，傳統(tǒng)的印刷行業(yè)信息管理系統(tǒng)有著明顯不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的缺陷：1)“信息孤島”現(xiàn)象。由于系統(tǒng)缺乏總體規(guī)劃，企業(yè)已有應(yīng)用系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)不能實時共享，形成“信息孤島”，影響系統(tǒng)效率和企業(yè)數(shù)據(jù)的實時性、一致性和完整性。ERP管理水平滯后。已有系統(tǒng)不能體現(xiàn)企業(yè)新的經(jīng)營理念和管理模式，在某種程度上只是替代人工作業(yè)方式的計算機(jī)輔助系統(tǒng)，功能單一，滯后于市場需求的變化。2)在采購方面，采購計劃的制訂幾乎全靠手工完成，效率低下，采購計劃應(yīng)變能力較差，采購費(fèi)用也較高。
 

　　因此重建企業(yè)的管理信息系統(tǒng)，引入ERP轉(zhuǎn)變企業(yè)的經(jīng)營策略和生產(chǎn)方式顯得非常迫切和必要。本文結(jié)合我國印刷行業(yè)的現(xiàn)狀，論述了ERP 項目中采購管理子系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，為印刷企業(yè)引入ERP采購管理系統(tǒng)構(gòu)建框架。
 

　　系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵

　　生成合理的采購計劃，提高效率。

　　制訂合理的采購計劃，是降低采購成本、控制庫存的重要保證。而采購計劃是根據(jù)采購申請制定的，生成采購申請主要有3種方式。
 

　　1)人工請購方式在一個閉環(huán)$%& 系統(tǒng)中，不應(yīng)由手工錄入采購項目，但為實現(xiàn)中小企業(yè)靈活采購的目的，企業(yè)一般希望有此功能以滿足實際需要，如一些臨時需要的物料可人工請購。
 

　　2)MRP自動請購方式傳統(tǒng)的采購是為庫存而采購，采購的物資是補(bǔ)充庫存，或生產(chǎn)上需要什么再買什么，但這樣無法滿足實際需要，等到生產(chǎn)計劃定好再采購，只會讓生產(chǎn)部門等待，資源利用率低，也會使預(yù)計交貨期延長，影響企業(yè)信譽(yù)，所以現(xiàn)代的采購方式應(yīng)該是以訂單驅(qū)動方式進(jìn)行的提前請購，這樣采購就更準(zhǔn)時，庫存周轉(zhuǎn)更快。一般印刷公司得到業(yè)務(wù)訂單后基本可以知道所需物料，生產(chǎn)計劃部可直接根據(jù)產(chǎn)品訂單生成。(產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息表)草稿后，再生成相應(yīng)的物料需求計劃，不必等到生產(chǎn)設(shè)計的完成。因此設(shè)計的同時，采購員就可提前采購，等設(shè)計好后，若還需要購買物料，可再補(bǔ)充采購。根據(jù)訂單提供的物料需求量、庫存系統(tǒng)提供的實際庫存量、采購單的在途采購量和生產(chǎn)排程等數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可算出滿足生產(chǎn)計劃所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據(jù)。物料采購數(shù)量可寫一個大略公式：
 

　　采購數(shù)量, (訂單需求數(shù)量-庫存數(shù)量-在途數(shù)量+生產(chǎn)預(yù)定數(shù)量)×安全系數(shù)。
 

　　3)再訂購點法方式該方式通常用于油墨、膠水等輔料的請購，它需要在物料文件中設(shè)定基本資料，如預(yù)設(shè)訂購點、經(jīng)濟(jì)訂購量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點，則發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟(jì)訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統(tǒng)自動請購，它不像MRP那樣需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)處理，但庫存量要正確，預(yù)設(shè)訂購點、經(jīng)濟(jì)訂購量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。
 

　　以上3種請購方式再結(jié)合實際生產(chǎn)過程進(jìn)行局部動態(tài)調(diào)整，可保證物料需求量的完整性和實時性，是企業(yè)保證交貨期，控制成本的重要手段。
 

　　BOM 的合理設(shè)計

　　在采購管理系統(tǒng)中，由生產(chǎn)計劃得到MRP自動請購計劃這一步驟是采購有效運(yùn)行的關(guān)鍵。而這一過程最終依賴于BOM這一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的全面性和正確性。
 

　　BOM也稱為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表或物料清單，是指產(chǎn)品所需零部件明細(xì)表及其結(jié)構(gòu)，描述了制造產(chǎn)品所需要的原材料與零件、部件、總部件之間的從屬關(guān)系，是ERP系統(tǒng)中關(guān)鍵的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，BOM的設(shè)計和建模方案以及數(shù)據(jù)管理方法的優(yōu)劣直接影響到系統(tǒng)性能的好壞。因此，在設(shè)計時必須從保證系統(tǒng)運(yùn)行的正確性、系統(tǒng)響應(yīng)的即時性以及與用戶交互的友好性等多方面嚴(yán)格把關(guān)，確保系統(tǒng)高效、正確、穩(wěn)定的運(yùn)行。
 

　　合理選擇供應(yīng)商，降低成本傳統(tǒng)的采購管理在選擇供應(yīng)商方面要浪費(fèi)較多時間，效率低下，且主觀因素較多，選擇標(biāo)準(zhǔn)不全面。要對供應(yīng)商進(jìn)行評價首先要確定選擇供應(yīng)商的指標(biāo)體系，供應(yīng)商的選擇有很多方法，包括線性權(quán)重法、采購成本法、數(shù)據(jù)包絡(luò)法、層次分析法等。筆者所述系統(tǒng)采用層次分析法，通過維護(hù)價目字典和供應(yīng)商交易資料，對供應(yīng)商進(jìn)行合理正確的績效評估，再綜合價格、質(zhì)量、交貨期、信譽(yù)等選擇最優(yōu)供應(yīng)商，第3期謝翠萍，傅秀芬，彭定，等：印刷行業(yè)$%&采購管理系統(tǒng)的構(gòu)建，從而降低采購成本，提高采購效率。